Protection des données personnelles

Le responsable de traitement est l’Association Groupe ESSEC, 3, Avenue Bernard Hirsch - 95000 Cergy Pontoise Cedex, représentée par son directeur général Vincenzo VINZI ESPOSITO.

L’ESSEC a désigné une déléguée à la Protection des Données que vous pouvez contacter par courrier électronique ou par courrier postal à l’adresse de l’ESSEC.

• « donnée à caractère personnel » s’entend de toute information se rapportant à une personne physique, identifiée ou identifiable (nom, prénom, photo, e-mail, BID, données obtenues par recoupements d’informations anonymes) ;
• « traitement » s'entend de toute opération portant sur des données à caractère personnel, quel que soit le procédé utilisé (automatisé ou non (papier)) ;
• « responsable du traitement » s’entend de la personne physique ou morale, qui détermine les finalités et les moyens d’un traitement de données à caractère personnel. Au titre de la présente politique, le responsable du traitement est l'ESSEC ;
• « sous-traitant» s’entend de toute personne physique ou morale qui traite des données à caractère personnel pour le compte du responsable de traitement. Il s’agit, en pratique, des prestataires avec lesquels l'ESSEC travaille et qui interviennent sur les données à caractère personnel ;
• « personne concernée » s’entend toute personne physique dont un organisme traite ses données à caractère personnel. A l’ESSEC, il s’agit des prospects, candidats, étudiants, participants, diplômés, professeurs, collaborateurs, partenaires, etc ;
• « destinataires » des données s’entendent des personnes physiques ou morales qui reçoivent communication des données à caractère personnel. Il s'agit, pour l'ESSEC, aussi bien des services ou salariés de l'ESSEC que des organismes extérieurs (partenaires, organismes sociaux, etc.) ;
• « diplômé (e) » s’entend de toute personne ayant suivi une formation ESSEC et ayant obtenu une validation de la fin de sa formation ;
• « prospect » s’entend de toute personne intéressée par une formation ou un événement ESSEC ;
• « candidat (e) » s’entend de toute personne ayant démarré une candidature à un programme ESSEC ;
• « partenaire » s’entend de toute personne ou entreprise ayant la qualité d’intervenant, de client, de fournisseur, de sous-traitant.

• données d’identité (nom, prénom) ;
• moyens de contact (email, adresses, numéros de téléphone) ;
• données d’identification (adresse IP) ;
• données de connexion et de navigation (identifiant/mot de passe, informations de connexion, pages consultées, type de navigateur,  etc ) ;
• pour les prospects : demande de service ou de documentation ;
• pour les candidats : données du dossier de candidature (état civil, numéro de téléphone, adresses, coordonnées bancaires, coordonnées des parents, mail personnel, photo, diplômes obtenus, curriculum vitae, niveau de langue en français (étudiants étrangers), projet de formation motivé, informations sur la scolarité antérieure, etc) ;
• pour les partenaires : données d’identité partenaire (nom, prénom, fonction, nom société, moyens de contact, numéro référence partenaire, historique de la relation de partenariat, raison sociale, numéro SIREN, etc), données du contrat ou de la convention de partenariat ( code d’identification comptable, moyen de paiement, mode de facturation, etc), données académiques (cursus, expérience professionnelle, domaines d’expertise, etc) ;
• pour les diplômés : email ESSEC, poste/fonction, cohorte, historique académique, etc ;

Collecte directe auprès de vous :

• lors de votre connexion au site web de ESSEC ;
• lorsque vous téléchargez une brochure ou demander un renseignement ;
• lors de votre candidature à un programme ;
• lors de votre cursus académique ;
• lors de rencontres dans des événements (salon, forum, etc)  ;
• lors de visites d’établissements ;
• dans le cadre de relations contractuelles ou de partenariat

Collecte indirecte par l'intermédiaire :

• de nos partenaires (organisateurs d’évènements physiques ou virtuels par exemple) ;
• des réseaux sociaux (l'ESSEC s’interdit d’exploiter les données et les informations d’ordre privée, sans l’accord préalable des personnes, même si elles sont rendues publiques et diffusées par ce dernier sur les réseaux sociaux ou lorsqu’elles sont fournies par des partenaires).

Selon les cas, l'ESSEC traite vos données personnelles pour les finalités suivantes :

• transmettre un service ou un document demandé (brochure) ou répondre à une question ;
• faire la promotion des programmes et services ESSEC ;
• permettre au candidat de créer un compte utilisateur en vue d’accéder à la plateforme de candidature en ligne ;
• aider et orienter le candidat vers la bonne formation et l’assister durant la période de candidature ;
• mettre à jour vos données personnelles ;
• produire les documents officiels relatifs à la relation contractuelle ou de partenariat et permettre son exécution et son suivi ;
• gérer votre participation à un événement ESSEC ;
• transmettre vos données à nos partenaires institutionnels et commerciaux habilités ;
• assurer la sécurité de son système d’information et des données personnelles
• réaliser des états statistiques ou des enquêtes ;
• gérer les cookies et autres traceurs ;
• répondre à ses obligations légales.

Les finalités des traitements reposent sur la condition de licéité relative généralement à votre consentement au traitement de vos données à caractère personnel par l’ESSEC. L’ESSEC peut aussi, selon le cas, traiter vos données personnelles lorsqu’elles sont nécessaires à l’exécution d’une mission d’intérêt public, à l'accomplissement d’une obligation légale, au contrat ou mesures précontractuelles d’exécution de la relation entre vous et l’ESSEC, à la sauvegarde de vos intérêts vitaux, à son intérêt légitime.

Selon votre profil, pourront être destinataires de vos données :

• les services de l’ESSEC en charge de traiter la relation avec les prospects ou candidats ;
• les services chargés de traiter la relation avec les partenaires ;
• les services en charge de l’organisation des événements ;
• les services pédagogiques, académiques et de recherche ;
• les services administratifs et comptables ;
• les services logistiques et informatiques ;
• les services sécurité et accueil ;
• les services en charge du contrôle (Achats, Contrôle de gestion, etc.) ;
• le service en charge de la protection des données personnelles ;
• l’association des diplômés ;
• la Fondation ESSEC ;
• les partenaires habilitées (Ministères, Conférence des Grandes Ecoles, …) ;
• les sous-traitants de l’ESSEC.

L’ESSEC pourra transmettre, lorsque nécessaire, vos données à ses entités ESSEC Asia pacific (Singapour) et ESSEC Afrique Atlantique (Rabat).

Par ailleurs, vos données à caractère personnel pourront être communiquées à toute autorité légalement habilitée à en connaître. Dans ce cas, l'ESSEC n’est pas responsable des conditions dans lesquelles les personnels de ces autorités ont accès et exploitent les données.

En cas de violation de vos données à caractère personnel

A en notifier à la Cnil dans les conditions prescrites par le RGPD.
Si ladite violation fait porter un risque élevé pour les prospects, candidats, diplômés ou partenaires, l'ESSEC en avisera les prospects, candidats, diplômés ou partenaires concernés et leur communiquera les informations et recommandations nécessaires.

En cas de sous-traitance de vos données personnelles

A s’assurer du respect par le sous-traitant de ses obligations en vertu du RGPD. L'ESSEC s’engage à signer avec tous ses sous-traitants un contrat écrit et impose aux sous-traitants les mêmes obligations en matière de protection des données qu’elle-même.

En cas de transfert de données à caractère personnel vers un pays tiers hors de l’Union Européenne ou une organisation internationale

A informer le prospect, le candidat, le diplômé ou le partenaire et s’assurer du bon respect de ses droits selon les exigences de la réglementation sur la protection des données personnelles.

L'ESSEC a désigné une déléguée à la Protection des Données auprès de laquelle vous pouvez exercer vos droits.
Vous pouvez la contacter par courriel ou par courrier postale à l'adresse du responsable de traitement :

Association Groupe ESSEC
ESSEC Business School
3 avenue Bernard Hirsch
CS 50105 Cergy
91021 Cergy Pontoise Cedex - France